Regnskapsfører for liten bedrift

Alle bedrifter må dokumentere inntekter og utgifter. For små bedrifter — særlig enkeltpersonforetak og små aksjeselskaper — er kravene mindre omfattende enn for større foretak, men de er ikke fraværende. Her er en oversikt over hva som gjelder, og hvor det lønner seg å hente inn hjelp.

Hvilke små bedrifter har bokførings- og regnskapsplikt?

To forskjellige plikter — det er viktig å skille:

• Bokføringsplikt — gjelder alle bedrifter med omsetning over 50 000 kroner i året. Du må føre regnskap etter bokføringsloven, oppbevare bilag, og levere næringsspesifikasjon med skattemeldingen.
• Regnskapsplikt — gjelder alle aksjeselskaper, samt ENK med eiendeler over 20 millioner kroner eller mer enn 20 årsverk. Disse må også sende inn årsregnskap til Regnskapsregisteret.

De aller fleste små ENK er altså bokføringspliktige, men ikke regnskapspliktige. For aksjeselskaper er bildet annerledes: alle AS har regnskapsplikt, uansett størrelse. Det betyr at selv det minste AS må levere komplett årsregnskap hvert år.

Bedrifter med omsetning under 50 000 kroner slipper formell bokføringsplikt, men må fortsatt kunne dokumentere inntekter og utgifter hvis Skatteetaten ber om det.

Er det krav til regnskapsfører i Norge?

Nei. Du kan føre regnskapet selv i et hvilket som helst godkjent regnskapsprogram. Moderne nettbaserte systemer har gjort dette betydelig enklere enn det var for ti år siden — kvitteringsapp, automatisk bankavstemming og forhåndsutfylte MVA-meldinger gjør at en ryddig liten bedrift kan komme langt på egenhånd.

Men det finnes situasjoner der en regnskapsfører er verdt prisen for selv små bedrifter:

• Du har lite eller ingen erfaring med regnskap fra før
• Du tar opp ansatte og må håndtere lønn, feriepenger, arbeidsgiveravgift og a-melding
• Du har komplekse forhold — flere inntektstyper, internasjonale kunder, prosjektregnskap
• Du er i ferd med å omdanne ENK til AS, eller motsatt
• Tiden din er mer verdt brukt på å drifte enn på regnskap

Hva kan en regnskapsfører hjelpe en liten bedrift med?

De vanligste tjenestene for små bedrifter:

• Løpende bokføring — registrering av fakturaer, kvitteringer, bankbilag
• MVA-melding — annenhver måned, eller årlig hvis du er under 1 million i omsetning og har søkt om årlig termin
• Lønn hvis bedriften har ansatte
• Skattemelding med næringsspesifikasjon — én gang i året
• Årsregnskap for aksjeselskaper og store ENK
• Rådgivning — fradrag, struktur, økonomiske beslutninger

For mange små bedrifter er en hybridmodell mest kostnadseffektiv: du gjør den løpende bokføringen selv i et regnskapsprogram, og henter inn byrået bare til MVA-meldinger, lønn og årsoppgjør.

Prisnivå for små bedrifter

Prisspennet i bransjen er stort, men typiske størrelsesordener for små bedrifter:

• Eget regnskap i et regnskapsprogram: 0–250 kroner i måneden i lisens
• Egen bokføring + byrå til årsoppgjør: 3 000–6 000 kroner i året
• Egen bokføring + byrå til MVA, lønn og årsoppgjør: 1 000–2 500 kroner i måneden
• Full bistand fra byrå: 2 500–6 000 kroner i måneden for små selskaper med 20–60 bilag

Det generelle rådet er å be om fastpris i stedet for timespris. Fastpris er mer forutsigbart, og byrået har incentiv til å jobbe effektivt. Pass på at fastprisen dekker alt du trenger — særlig at årsoppgjør, skattemelding og eventuell aksjonærregisteroppgave er listet eksplisitt i tilbudet.

Bokføringsplikt vs. regnskapsplikt — viktig å skille

Forskjellen er størst i praksis ved årets slutt:

• Bokføringspliktig (men ikke regnskapspliktig): Du leverer skattemelding med næringsspesifikasjon. Du oppbevarer bilag i fem år. Det er det. Gjelder de fleste små ENK.
• Regnskapspliktig: I tillegg må du utarbeide formelt årsregnskap — resultat, balanse, noter, og for større selskaper også årsberetning. Årsregnskapet skal vedtas på generalforsamling og sendes til Regnskapsregisteret innen 31. juli. Gjelder alle AS og enkelte store ENK/foreninger.

Å gjøre et formelt årsregnskap selv er overkommelig for et veldig enkelt AS, men de fleste velger å sette ut akkurat den jobben — feilbeløp eller manglende noter kan koste mer å rette opp enn det koster å sette ut hele oppgjøret.

Norske regnskapsprogrammer for små bedrifter

Markedet for nettbaserte regnskapsprogrammer er modent. For små bedrifter er disse blant de mest brukte:

• Conta — norsk system bygget for ENK og små bedrifter. Regnskap og fakturering, kvitteringsapp på mobil, MVA-melding og næringsspesifikasjon.
• Tripletex — bredt brukt blant SMB. Modulbasert — du kan starte med basis og legge til lønn, timeregistrering, prosjekt etter behov.
• Fiken — populært blant freelancere og småselskaper. Ingen begrensning på antall bilag eller fakturaer. Ekstramoduler for lønn og prosjekt.
• Visma eAccounting — Visma sitt SMB-tilbud. Kvitteringsapp, automatisk bankavstemming, integrasjon mot Visma-økosystemet.
• PowerOffice Go — populært blant regnskapsbyråer som dermed setter standarden for mange av deres kunder.

De viktigste faktorene når du velger system: hvor mye det integrerer med banken din, hvor god kvitteringsappen er, og om regnskapsføreren din kjenner systemet. Sistnevnte er ofte avgjørende — et byrå som bruker ett system daglig vil ha betydelig mer effektiv kundebehandling enn et byrå som logger inn én gang i kvartalet.

Autorisert regnskapsfører — hvorfor det betyr noe

«Regnskapsfører» er ikke en beskyttet tittel. «Autorisert regnskapsfører» er det. Autorisasjonen tildeles av Finanstilsynet, og er bare relevant hvis du selger regnskapstjenester til andre — en intern regnskapsmedarbeider trenger ikke autorisasjon.

Hvis du betaler en utenforstående for å føre regnskapet, sjekk at vedkommende eller byrået er autorisert. Det er strenge krav til autorisasjon (utdanning, praksis, vandel, økonomisk situasjon, løpende etterutdanning) — og myndighetene fører tilsyn med de autoriserte. Et byrå uten autorisasjon kan i prinsippet ikke selge tjenestene de selger.

Konsekvenser av forsinket eller feil rapportering

Det er flere frister gjennom året — MVA hver annenhver måned, a-melding hver måned, skattemelding én gang i året, årsregnskap innen 31. juli. Forsinkelse koster:

• Forsinkelsesgebyr ved sen MVA-melding
• Tilleggsskatt ved feil eller manglende skatteopplysninger
• Forsinkelsesgebyr på årsregnskap som øker uke for uke etter 31. juli
• Tvangsmulkt for vedvarende manglende rapportering

Som regel er det rimeligere å betale en regnskapsfører for å holde fristene enn å rette opp etterpå.