Slik velger du regnskapsfører: sjekkliste før du signerer

Start med hva du vil overlate, ikke med en liste over navn. En regnskapsfører skal kunne forklare oppgavene, prisen og samarbeidet på en måte du forstår. Bruk disse åtte punktene før du signerer oppdragsavtalen.

1. Beskriv bedriften og hjelpen du trenger

Skriv ned selskapsform, hva du selger, antall bilag, ansatte og regnskapssystem. Fortell om utenlandshandel, varelager, prosjekter eller andre forhold som påvirker arbeidet. Ta også med oppgaver som ligger etter.

Velg om du vil overlate alt løpende arbeid, få kontroll av det du gjør selv eller bare kjøpe hjelp til årsoppgjøret. Be om at tilbudet viser din del av jobben like tydelig som regnskapsførerens.

2. Avklar autorisasjon og oppdragsansvar

Spør hvem som er statsautorisert regnskapsfører med ansvar for oppdraget ditt. Det skal utpekes en oppdragsansvarlig for hvert regnskapsoppdrag. Avklar også hvem som gjør det daglige arbeidet og hvem du kontakter når noe haster.

Les om statsautorisert regnskapsfører for hva tittelen og oppdragsansvaret betyr. Ikke la en tittel erstatte samtalen om hvordan arbeidet faktisk skal følges opp.

3. Spør om bransjeerfaring

Be om eksempler på hvilke regnskapsoppgaver fra din bransje regnskapsføreren har erfaring med. Du trenger ikke få navn eller fortrolige opplysninger om andre kunder for å forstå hvordan vedkommende jobber.

En nettbutikk kan ha mange betalingsoppgjør og returer. En restaurant kan ha kasse og varierende bemanning. Et holdingselskap kan ha få bilag, men vurderinger knyttet til investeringer. Beskriv det som gjelder deg, og spør hvordan det blir håndtert.

4. Sjekk om regnskapsføreren kan systemet ditt

Hvis du bruker Tripletex, PowerOffice eller Conta, si det fra starten. Spør om du kan beholde løsningen og hva du eventuelt må endre. Et bytte bør ha en tydelig grunn og en avtalt kostnad.

Avklar hvem som styrer abonnementet, hvem som får tilgang og hvordan du beholder historikken hvis samarbeidet avsluttes. Be om en gjennomgang av hvordan du leverer et bilag og får svar på spørsmål.

5. Sammenlign prismodell og samlet årspris

Be om samme oppgaver og arbeidsdeling i tilbudene du sammenligner. Timepris, fastpris og pris per bilag gir ulike vilkår. En lav månedspris er lite nyttig hvis årsoppgjør, program og lønn kommer som uventede tillegg.

Guiden om pris på regnskapsfører viser hva du bør regne med i sammenligningen. Be også om pris på ekstraarbeid og om beskjed før avtalt omfang overskrides.

6. Les oppdragsavtalen og vilkårene for bytte

Oppdragsavtalen skal være skriftlig og angi hvilke oppgaver og hvilken periode oppdraget gjelder. Be om tydelige frister, arbeidsdeling og fullmakter. Du bør forstå hva du betaler for og hva du fortsatt må levere selv.

Les oppsigelsesvilkårene før du signerer. Hvis du har en regnskapsfører fra før, avklar datoer, overlevering og hvem som tar neste rapport. Guiden om å bytte regnskapsfører gir deg en egen sjekkliste for overgangen.

7. Velg lokal kontakt eller samarbeid på nett

Tenk gjennom om du trenger fysiske møter, eller om digital levering og samtaler er nok. Lokal adresse er ikke i seg selv et mål på tilgjengelighet. Spør når du får svar, hvem som følger opp og hva som skjer når kontaktpersonen er borte.

Les om regnskapsfører på nett eller se regnskapsførere der du holder til. Du finner også sider om regnskapsfører i Oslo og regnskapsfører i Bergen.

8. Ta med spørsmål til det første møtet

• Hvilke oppgaver mener du at jeg bør overlate, og hvorfor?
• Hva gjør jeg selv, og når må jeg levere bilag?
• Hvem følger opp regnskapet mitt og forklarer tallene?
• Hva er med i prisen, og hva utløser tillegg?
• Hvordan varsler du meg om mangler eller arbeid som blir dyrere enn avtalt?
• Hvordan avslutter vi samarbeidet og sikrer tilgang til dokumentasjonen?

Noter svarene og be om å få viktige avklaringer inn i tilbudet eller avtalen. Hvis noe er uklart, be om et konkret eksempel fra oppgavene dine før du bestemmer deg.

Spørsmål og svar

Hva er en regnskapsfører?

En regnskapsfører hjelper deg med avtalte regnskapsoppgaver, som bokføring, rapportering og årsoppgjør. Oppdragsavtalen skal vise hvilke oppgaver vedkommende gjør for deg.

Hva koster en regnskapsfører?

Prisen avhenger av oppgaver, volum og hvor mye du gjør selv. Se prisguiden i punkt fem og be om en samlet årspris med program, årsoppgjør og tillegg.

Kan regnskapsføreren ta lønnskjøringen?

Ja, hvis dere avtaler det. Oppgi antall ansatte og avklar hvem som leverer lønnsgrunnlag, godkjenner utbetalinger og følger opp rapporteringen. Be om en egen pris på lønnsarbeidet.

Beskriv behovet ditt og få tilbud på regnskapsfører