Regnskapsfører på nett: slik fungerer det, og når det passer

Du kan ha en regnskapsfører som gjør hele oppdraget uten å møte deg på kontoret. Bilag, spørsmål og godkjenninger går digitalt, mens en person følger opp regnskapet. Det avgjørende er om du får tydelige frister, en tilgjengelig kontaktperson og hjelp som passer arbeidsdagen din.

Få tilbud på regnskapsfører på nett

Slik fungerer samarbeidet på nett

Start med å beskrive hva bedriften gjør, hvordan du tar betalt og hvilke oppgaver du vil overlate. Regnskapsføreren foreslår en arbeidsdeling og avtaler hvordan dere skal utveksle dokumenter. Et digitalt samarbeid kan omfatte kobling til banken, levering av bilag i en app, videomøter og elektronisk signering. Avklar hvilke løsninger som faktisk er med i tilbudet før oppstart.

Bilag og bankbevegelser samles på samme sted

Du leverer kvitteringer og fakturaer i den avtalte løsningen. Dersom regnskapssystemet støtter kobling til banken og tilgangen er satt opp, kan regnskapsføreren hente bankbevegelsene der. Da blir det enklere å se hvilke betalinger som mangler dokumentasjon. En bankbevegelse forteller likevel ikke alltid hva du har kjøpt eller hvorfor kjøpet gjelder bedriften.

Be om en gjennomgang med et av dine egne bilag. Se hvor du laster det opp, hvordan du forklarer kjøpet og hvor du finner svaret hvis regnskapsføreren spør om noe. Det er mer nyttig enn en lang demonstrasjon av funksjoner du ikke trenger.

Spørsmål og rapporter får en fast rytme

Avtal når du skal levere bilag, når du får tilbakemeldinger og hvordan dere tar opp saker som haster. Spør hvem som svarer når kontaktpersonen er borte. Et kort videomøte om tallene kan være nok i rolige perioder, mens lønn, nye ansatte eller større kjøp kan kreve tettere kontakt.

Rapporten bør hjelpe deg med å forstå hva du har tjent, hva kundene skylder og om du har penger til kommende utgifter. Be regnskapsføreren forklare avvik og manglende bilag i et språk du forstår. Du skal kunne stille spørsmål selv om dere sitter på forskjellige steder.

Dette gjør du fortsatt selv

Du kjenner kundene, kjøpene og det som skjer i bedriften. Den kunnskapen må regnskapsføreren få fra deg, også når mye av dokumentasjonen kommer inn automatisk. Avklar særlig hvem som:

• Sender fakturaene til kundene og følger opp ubetalte krav.
• Leverer kvitteringer og forklarer kjøp som kan være private.
• Melder fra om ansatte, fravær, utlegg og endringer i lønn.
• Godkjenner leverandørfakturaer og betalinger.
• Gir beskjed om lån, avtaler, varelager og andre endringer.

Du kan overlate flere av disse oppgavene, men de må være avtalt. Be om en enkel oppgaveliste med ansvar og frister. Hvis du ønsker å bruke minst mulig tid på regnskap, si det før tilbudet blir laget. Da kan regnskapsføreren prise den hjelpen du faktisk trenger.

Kravene er de samme på nett og på et lokalt kontor

Regnskapsførerloven § 5-2 krever en skriftlig oppdragsavtale som angir oppgavene og perioden oppdraget gjelder. Når regnskapsføreren skal handle på dine vegne overfor andre, skal det også foreligge skriftlig fullmakt. Be om å få forklart hva hver tilgang åpner for, særlig når den gjelder betalinger.

Etter § 5-1 skal hvert regnskapsoppdrag ha en statsautorisert regnskapsfører som ansvarlig. Spør hvem som har det ansvaret for deg. At kontakten skjer digitalt endrer ikke dette kravet, og et programabonnement alene gir deg ikke en ansvarlig regnskapsfører.

Bokføringsforskriften § 7-1 krever at regnskapsmaterialet beholder lesekvaliteten gjennom oppbevaringsperioden. § 7-2 stiller krav til sikkerhetskopi. Avklar hvor dokumentene oppbevares, hvem som følger opp sikkerhetskopiene og hvordan du får tilgang dersom samarbeidet avsluttes. Dokumentasjonen kan oppbevares elektronisk, men den må fortsatt oppfylle kravene til oppbevaring og tilgjengelighet.

Bruk personlige brukere og avtalte tilganger. Ikke gi fra deg passordet ditt for å gjøre oppstarten raskere. Be om en oversikt over hvilke tilganger som skal fjernes når en medarbeider slutter eller du bytter regnskapsfører.

Beskriv hvilke regnskapsoppgaver du vil overlate

Når kan lokal tilstedeværelse være nyttig?

Et digitalt samarbeid passer når du kan levere dokumentasjonen løpende og er komfortabel med å snakke om tallene på telefon eller video. Har du mange papirbilag, et varelager som er vanskelig å dokumentere eller behov for hjelp ute i butikken, kan et fysisk møte gjøre avklaringene enklere.

Kassasystem, varetelling og dokumentasjon i en bransje med tilsyn er eksempler på temaer du bør ta opp før du velger. Spør om regnskapsføreren kan følge opp akkurat din arbeidsflyt, og om et besøk ved oppstart er mulig. Lokal adresse alene sier lite om bransjeerfaring eller hvor tilgjengelig personen er.

Du kan også kombinere digital levering med enkelte møter. Se regnskapsførere nær deg, eller les om regnskapsfører i Oslo og regnskapsfører i Bergen. Beskriv ønsket møteform når du ber om hjelp.

Er regnskapsfører på nett billigere?

Du bør ikke legge inn en forventet besparelse bare fordi samarbeidet skjer på nett. Sammenlign tilbud med samme antall bilag, lønnskjøringer, rapporter og avklaringer. Ryddig dokumentasjon kan redusere arbeidet med å lete etter vedlegg, mens mange mangler fortsatt tar tid å følge opp.

Se på samlet kostnad for regnskapsarbeid, program, oppstart og årsoppgjør. Avklar hva som utløser tillegg, og om møter og løpende spørsmål er med. Vi har ikke et dokumentert grunnlag for å oppgi en egen rabatt for digitale oppdrag. Les guiden om pris på regnskapsfører for hva du bør sammenligne.

Avklar systemet før du bytter

Hvis du allerede bruker et regnskapssystem, fortell hvilket det er. Be om en regnskapsfører som kan arbeide i løsningen, og avklar om du beholder abonnementet selv. Du trenger en begrunnelse hvis tilbudet forutsetter et systembytte, med oversikt over flytting, kostnad og tilgang til historikken.

Du finner egne sider om regnskapsfører som bruker Visma, Tripletex, PowerOffice og Conta. Ta utgangspunkt i systemet du har og oppgavene du vil overlate når du beskriver behovet.

Har du en regnskapsfører fra før, bør overleveringen også dekke åpne spørsmål og hvem som leverer det neste årsoppgjøret. Les om å bytte regnskapsfører før du avtaler oppstartsdato.

Finn en regnskapsfører som jobber slik du vil

Fortell hva bedriften driver med, hvilket system du bruker og hvor mye du ønsker å gjøre selv. Beskriv også om du vil ha faste møter eller bare kontakt ved behov. Vi finner tre som jobber slik du vil, i din kommune eller på nett.

Få tilbud fra regnskapsførere som passer arbeidsdagen din