Bytte regnskapsfører: Slik gjør du det

De fleste bedrifter bytter regnskapsfører for sjelden. En av årsakene er at de tror prosessen er mer komplisert enn den er. I praksis er det fem konkrete steg — det meste er digitalt, og det nye byrået gjør tunge løftet for deg.

Slik bytter du regnskapsfører

1. Hent ut dagens vilkår og fakturahistorikk

Be regnskapsføreren din om gjeldende prisliste og de siste tre fakturaene. Dette er sammenligningsgrunnlaget når du henter inn andre tilbud. Vær særlig oppmerksom på:

Timespris og fakturering (per minutt eller påbegynt kvarter)
Eventuell fastpris og hva den dekker
Tilleggsfakturering for rådgivning, oppsett, ekstrarapporter
Systemkostnader (lisens for Tripletex, PowerOffice, Visma o.l.)

2. Hent inn alternative tilbud

Be om tilbud fra to-tre regnskapsbyråer. Gi dem samme grunnlag: omsetning, antall bilag i måneden, eventuell lønn, regnskapssystem du bruker eller vil bruke. Da blir tilbudene faktisk sammenlignbare.

3. Regn ut den reelle besparelsen

Det er ikke alltid lønnsomt å bytte, selv om det nye tilbudet ser lavere ut på papiret. Tre ting å regne på:

Friksjon. Et byråbytte koster intern tid. Tilganger skal delegeres, dere skal bli kjent, arbeidsfordelingen skal avklares.
Oppstartskostnader. Noen byråer fakturerer for innskudd av åpningsbalanse, oppsett av kontoplan og overføring av reskontro. Få dette på bordet i tilbudet.
Systemkostnader. Hvis det nye byrået foreslår at du bytter regnskapsprogram, må mer- eller mindrekostnaden tas med i regnestykket.

4. Gi dagens byrå mulighet til å matche

Det er stor sjanse for at byrået ditt vil strekke seg for å beholde deg. Vis dem konkurrentens tilbud og spør om de kan matche. Hvis ja, sparer du friksjonskostnaden. Hvis nei, har du fortsatt et bedre alternativ i hånden.

5. Bytt — det nye byrået tar regien

Du sier opp dagens regnskapsfører skriftlig. Det er normalt tre måneders oppsigelsestid. I oppsigelsesperioden skal ditt nåværende byrå:

Avstemme regnskapet
Levere en regnskapsrapport med åpningsbalanse til det nye byrået
Eventuelt overlevere lønnsdata, kunde- og leverandørreskontro

Hvis du bruker et nettbasert regnskapsprogram, beholder du systemet og dataene dine. Det nye byrået får tilgang via rettigheter i programmet og i Altinn — du godkjenner forespørselen som administrator.

Hvor ofte bør du bytte?

Det finnes ingen fasit, men en grei tommelfingerregel: sjekk prisnivået hvert andre til tredje år. Hyppigere er sjelden lønnsomt, gitt friksjons- og oppstartskostnader. Mer sjelden enn det, og du risikerer å betale godt over markedet uten å vite det.

Det finnes også ikke-prismessige grunner til bytte: byrået er for tregt, gir for lite rådgivning, eller bruker et system som ikke lenger passer bedriften din. I de tilfellene er bytte ofte verdt friksjonen selv om prisen er lik.

Hva du bør se etter i et nytt byrå

Pris er én faktor. De andre er:

Bransjeerfaring. Et byrå som forstår særegenhetene i din bransje — eiendom, varehandel, tjenesteyting, foreningsdrift — sparer deg for forklaringer.
Systemkjennskap. Hvis du bruker Tripletex, Conta, PowerOffice eller Visma daglig, vil et byrå med samme system gi bedre samspill.
Tilgjengelighet. Hvor raskt får du svar? Faste kontaktpersoner eller felles support-postkasse?
Rådgivningsmodus. Et byrå som forklarer hva tallene betyr — ikke bare leverer dem — er mer verdt enn én som kun bokfører.