Bytte regnskapsfører: avtale, oppsigelse og overlevering

Du kan bytte regnskapsfører uten at du samtidig må bytte regnskapssystem. Start med avtalen du har, finn en ny regnskapsfører og avklar skriftlig hvem som gjør hver oppgave i overgangen. Slik unngår du at bilag, rapporter eller frister faller mellom to stoler.

Slik bytter du regnskapsfører

1. Hent ut dagens vilkår og fakturahistorikk

Be regnskapsføreren din om gjeldende prisliste og de siste tre fakturaene. Dette er sammenligningsgrunnlaget når du henter inn andre tilbud. Vær særlig oppmerksom på:

• Timepris og fakturering per minutt eller påbegynt kvarter.
• Eventuell fastpris og hva den dekker.
• Tilleggsfakturering for rådgivning, oppsett og rapporter.
• Systemkostnader og hvem som eier abonnementet.

2. Hent inn tilbud på samme grunnlag

Gi aktuelle regnskapsførere samme beskrivelse: selskapsform, omsetning, bilagsmengde, ansatte, system og oppgaver du vil overlate. Ta med eventuelle restanser. Sammenlign pris på regnskapsfører for hele året, inkludert overgangen.

3. Regn på kostnaden ved å bytte

Det er ikke alltid lønnsomt å bytte, selv om det nye tilbudet ser lavere ut på papiret. Tre ting å regne på:

• Din tid. Tilganger, arbeidsdeling og åpne spørsmål må avklares.
• Oppstart. Be om pris på kontroll av saldoer, gjennomgang av dokumenter og eventuell opprydding.
• Program. Hvis regnskapsføreren foreslår et nytt system, be om en separat begrunnelse og pris.

4. Si opp etter vilkårene i avtalen

Les oppdragsavtalen før du setter en sluttdato. Oppsigelsestid, eventuell binding og betaling i overgangsperioden må avklares ut fra vilkårene dine. Det finnes ikke én oppsigelsestid du bør legge til grunn for alle oppdrag. Si opp skriftlig og be om bekreftelse på dato og gjenstående leveranser.

5. Avtal overleveringen før oppstart

Oppdragsavtalen med den nye regnskapsføreren skal være skriftlig og angi hvilke oppgaver og hvilken periode den gjelder. Avklar også skriftlige fullmakter når regnskapsføreren skal handle på dine vegne. Be begge parter bekrefte hvem som tar de neste rapportene og årsoppgjøret.

Dette bør overleveringen omfatte

• Bilag og annen dokumentasjon, med tilgang til historikken.
• Saldobalanse, spesifikasjoner av kunder og leverandører og status på avstemminger.
• Lønnsgrunnlag hvis du har ansatte.
• Innsendte rapporter og kvitteringer for levering.
• Uavklarte spørsmål, manglende bilag og kommende frister.
• Avtalt sluttdato, oppstartsdato og plan for å endre fullmakter og tilganger.

Be om en oversikt over hva som faktisk er levert, og hva som fortsatt mangler. Avklar hvor dokumentasjonen skal oppbevares og hvem som har tilgang etter at det gamle oppdraget er avsluttet.

Hva betyr SAF-T ved et bytte?

SAF-T er et standardformat for utveksling av regnskapsdata. Det kan være nyttig når bokførte opplysninger skal hentes ut eller overføres. Be regnskapsføreren og systemleverandøren avklare hva eksporten inneholder og hva mottakeren kan lese.

Ikke regn med at en SAF-T-fil alene flytter vedlegg, avtaler, tilganger eller alle lønnsopplysninger. Be om en egen oversikt over dokumentene og dataene som må tas vare på. Ved bytte av person i samme system kan nye tilganger være nok for det løpende arbeidet, men overleveringen må fortsatt kontrolleres.

Beholde systemet eller vurdere et eget systembytte

Oppgi om du bruker Tripletex, Conta, PowerOffice eller Visma. Spør om den nye regnskapsføreren kan arbeide i løsningen du har. Avklar hvem som styrer abonnementet før gamle tilganger fjernes.

Å flytte til et annet program er et eget prosjekt. Denne guiden gjelder bytte av regnskapsfører. Hvis du vurderer begge deler, avtal dem som separate oppgaver med ansvar, kostnader og kontroll av historikken.

Hva du bør se etter hos den nye regnskapsføreren

Pris er én faktor. Bransjeerfaring, tilgjengelighet og evne til å forklare tallene er også nyttig å avklare. Har du nettbutikk, beskriv betalingsløsninger og returer allerede i tilbudsfasen.

Bruk sjekklisten før du velger regnskapsfører og les om regnskapsfører på nett hvis du vil samarbeide digitalt.

Ved bytte til en lokal kontakt kan du se regnskapsfører i Oslo eller regnskapsfører i Bergen. Beskriv både behovet fremover og det som må overleveres.

Spørsmål og svar

Kan vi bytte regnskapsfører midt i året?

Ja, men avklar oppsigelsesvilkår og en tydelig overgangsdato. Skriv ned hvem som tar hver rapport og årsoppgjøret, og få bekreftet hvilke perioder som er ferdige.

Hvordan sier jeg opp regnskapsføreren?

Les vilkårene i oppdragsavtalen og send en skriftlig oppsigelse. Be om bekreftelse på sluttdato, betaling og hvilke oppgaver som gjenstår.

Må jeg bytte regnskapsprogram når jeg får ny regnskapsfører?

Ikke nødvendigvis. Spør om den nye regnskapsføreren kan arbeide i systemet du allerede bruker. Avklar abonnement, tilganger og historikk før du bestemmer deg.

Beskriv behovet ditt og få tilbud på regnskapsfører