Regnskapsfører for enkeltpersonforetak: trenger du det?

De fleste som starter enkeltpersonforetak stiller det samme spørsmålet: må jeg ha regnskapsfører? Svaret er nei. Det finnes ingen plikt til å bruke regnskapsfører i Norge, og mange ENK fører regnskapet selv i et regnskapsprogram gjennom hele foretakets levetid. Spørsmålet er derfor ikke om du har lov til å gjøre det selv, men om det lønner seg. Denne guiden går gjennom hva du faktisk plikter å gjøre, hvilke situasjoner som gjør ekstern hjelp verdt pengene, og hva du bør avklare før du signerer en avtale. Prisnivået i detalj er samlet i guiden om pris på regnskap for enkeltpersonforetak.

Hva du plikter som ENK-eier

Bokføringsplikten følger ikke av en omsetningsgrense, slik mange tror. Bokføringsloven § 2 knytter plikten til at du driver virksomhet og har plikt til å levere skattemelding for virksomheten, eller plikt til å levere mva-melding. Driver du næring, har du i praksis bokføringsplikt fra første krone.

Det du skal levere gjennom året:

• Løpende bokføring av alle inntekter og kostnader, med bilag. Er du mva-pliktig og leverer annenhver måned, må regnskapet være à jour seks ganger i året. Er du ikke mva-pliktig, er kravet minst hver fjerde måned, og med under 600 bilag i året kan bokføringen vente til skattemeldingen.
• Mva-melding når du er registrert. Registreringsplikten inntrer når avgiftspliktig omsetning og uttak til sammen har oversteget 50 000 kroner i en periode på tolv måneder.
• Skattemelding med næringsspesifikasjon én gang i året, med frist 31. mai. Hva den inneholder og hvordan utsettelse fungerer, står i guiden om skattemelding for næringsdrivende.
• A-melding hvis du har ansatte.
• Oppbevaring av bilag etter bokføringsreglene. Kvitteringer, fakturaer, bankutskrifter og kontrakter må kunne legges fram i ettertid.

Et ENK slipper formelt årsregnskap. Regnskapsplikt etter regnskapsloven inntrer først hvis du i året har hatt eiendeler med verdi over 20 millioner kroner eller et gjennomsnittlig antall ansatte høyere enn 20 årsverk. Svært få enkeltpersonforetak havner der. Skal du derimot vurdere aksjeselskap, endrer bildet seg fullstendig; alle AS er regnskapspliktige uansett størrelse, og forskjellene er gjennomgått i guiden om regnskapsfører for aksjeselskap.

Trenger du regnskapsfører, eller holder et regnskapsprogram?

Still deg disse spørsmålene. Svarer du ja på alle, klarer du deg som regel selv:

• Har du få bilag i måneden, og kommer de fra et oversiktlig antall kunder og leverandører?
• Er du komfortabel med å avstemme bankkontoen mot regnskapet hver måned?
• Har du bare én inntektstype, uten utenlandske kunder, provisjoner eller videresalg?
• Er du uten ansatte, og tar du ikke ut lønn fra foretaket?
• Vet du hvilke kostnader du faktisk har fradrag for, og hvilke du ikke har?
• Har du tid til å holde bokføringen à jour før hver frist, ikke bare i mai?

Svarer du nei på flere av dem, koster feilene som regel mer enn hjelpen. De dyreste feilene i ENK-regnskap er ikke store, de er systematiske: samme kostnad ført feil tolv ganger, eller mva behandlet feil gjennom et helt år.

Det finnes en mellomvei som passer mange. Du gjør den løpende bokføringen selv i et regnskapsprogram, og kjøper bare årsoppgjøret og skattemeldingen. Da betaler du for den vanskeligste delen og slipper den månedlige fastprisen. Blant systemene som brukes til dette er Conta, Fiken og Tripletex. Det viktigste valgkriteriet er som regel praktisk: velg et system regnskapsføreren din allerede jobber i.

Plikter som ofte blir glemt

• Registreringsplikten for merverdiavgift utløses av rullerende tolv måneder, ikke av kalenderåret. Passerer du 50 000 kroner i juni, hjelper det ikke at året som helhet blir lavere.
• Privat bruk av foretakets utstyr skal behandles som uttak. Mobil, bil og datautstyr er de vanligste.
• Egen lønn finnes ikke i et ENK. Du tar ut penger som privatuttak, og skatten beregnes av overskuddet, ikke av hva du tok ut.
• Sykepenger dekkes annerledes for selvstendig næringsdrivende enn for ansatte. Mange oppdager det først når de trenger dem.
• Hjemmekontor og bilbruk gir fradrag, men bare med dokumentasjon som holder. Kjørebok ført i ettertid er den klassiske tapssaken.

Slik finner du riktig regnskapsfører

Regnskapsføring i næring for andre kan bare utføres av et regnskapsforetak, med en statsautorisert regnskapsfører som oppdragsansvarlig. Tittelen er beskyttet og stiller krav til utdanning, praksis, skikkethet og løpende etterutdanning. Hva det innebærer i praksis, står i guiden om statsautorisert regnskapsfører.

Når du sammenligner, sjekk dette:

• Skriftlig oppdragsavtale. Den skal si hvilke oppgaver som inngår, hvem som gjør hva, og hva som faktureres i tillegg.
• Erfaring med enkeltpersonforetak. Et foretak som mest jobber med større aksjeselskaper priser og prioriterer deretter.
• Bransjekjennskap. Fradragsregler og bokføringsrutiner varierer mye mellom for eksempel konsulentvirksomhet og fotografvirksomhet.
• Fast kontaktperson. Du bør vite hvem du ringer med et løpende spørsmål.
• System. Avklar hvilket regnskapsprogram som skal brukes, og hvem som eier tilgangene hvis dere skulle skille lag.
• Hva som skjer ved frist. Avtal hvor tidlig bilagene må være inne før 31. mai, slik at ansvaret er plassert.

Fristene gjennom året, og hva forsinkelse faktisk koster, er samlet i guiden om frister i årsoppgjøret. Driver du i en større kommune, finner du oversikt over hjelpen i nærheten på Oslo og Trondheim.

Spørsmål og svar

Er det krav om regnskapsfører for enkeltpersonforetak?

Nei. Du kan føre regnskapet selv, og mange gjør det. Kravet gjelder den andre veien: den som fører regnskap i næring for andre, må gjøre det gjennom et regnskapsforetak med statsautorisert regnskapsfører som oppdragsansvarlig.

Har et ENK bokføringsplikt fra første krone?

I praksis ja, hvis du driver virksomhet. Bokføringsplikten følger av plikten til å levere skattemelding for virksomheten eller mva-melding, ikke av en omsetningsgrense. Grensen på 50 000 kroner gjelder registrering for merverdiavgift, som er noe annet.

Må et enkeltpersonforetak levere årsregnskap?

Normalt ikke. Du leverer skattemelding med næringsspesifikasjon. Regnskapsplikt med årsregnskap inntrer først ved eiendeler over 20 millioner kroner eller mer enn 20 årsverk i gjennomsnitt.

Kan jeg gjøre bokføringen selv og bare kjøpe årsoppgjøret?

Ja, og det er en vanlig løsning. Avtal tydelig hvem som avstemmer bank og mva gjennom året, og hvor komplett bokføringen skal være når den overleveres. Et årsoppgjør på et uavstemt regnskap blir dyrere enn fastprisen tilsier.

Hva koster en regnskapsfører for et ENK?

Det avhenger av bilagsmengde, om du er mva-pliktig og hvor mye du gjør selv. Observerte priser og de tre vanlige modellene er gjennomgått i guiden om pris på regnskap for enkeltpersonforetak.

Vil du sammenligne noen alternativer? Fortell oss hva foretaket driver med, omtrent hvor mange bilag du har og hva du vil gjøre selv, så finner vi noen med erfaring fra enkeltpersonforetak.