Regnskap for sameie: plikter, roller og hva hjelpen koster

Alle eierseksjonssameier skal føre regnskap. Et lite sameie klarer det ofte med en kasserer og et enkelt regnskapsprogram. Når antall seksjoner vokser, eller når styret står foran et rehabiliteringsprosjekt, endrer bildet seg. Denne guiden går gjennom hva loven krever, hvem som gjør hva, og hva det koster å sette arbeidet ut.

Hva loven krever av sameiet

Eierseksjonsloven § 64 sier at styret skal sørge for ordentlig og tilstrekkelig regnskapsførsel, og legge fram regnskapet for det forrige kalenderåret på det ordinære årsmøtet. Det gjelder uansett hvor lite sameiet er.

Grensen går ved 21 seksjoner. I sameier med 21 eller flere seksjoner skal styret sørge for at det føres regnskap og utarbeides årsregnskap og årsberetning etter regnskapsloven. Da kommer også innsendingsfristene og gebyrene for årsoppgjøret inn i bildet, og de er de samme som for andre regnskapspliktige. Fristene og konsekvensene av å bomme på dem står i guiden om frister i årsoppgjøret.

Eierseksjonsloven § 65 knytter revisjon til den samme grensen. Sameier med 21 eller flere seksjoner skal ha én eller flere statsautoriserte eller registrerte revisorer. I sameier med 20 eller færre seksjoner kan årsmøtet med vanlig flertall vedta at sameiet skal ha en revisor valgt av årsmøtet. Foreninger og idrettslag følger et annet regelverk; det er beskrevet i guiden om revisjonsplikt for foreninger.

Regnskapsfører, forretningsfører og ekstern styreleder

Tre roller blir ofte blandet sammen. De løser hver sin del av jobben, og et sameie kan ha én, to eller alle tre.

• Regnskapsfører fører selve regnskapet: bokfører bilag, avstemmer bank, håndterer eventuell merverdiavgift og setter opp årsregnskapet. Fører noen regnskap i næring for andre, skal det skje gjennom et regnskapsforetak med statsautorisert regnskapsfører som oppdragsansvarlig. Hva den tittelen faktisk krever, står i guiden om statsautorisert regnskapsfører.
• Forretningsfører tar den daglige driften: krever inn felleskostnader, betaler regninger, følger opp leverandører og restanser, holder seksjonseierlisten oppdatert og forbereder møtedokumenter. Årsmøtet kan etter § 61 beslutte at sameiet skal ha forretningsfører. Forretningsføreren har ofte regnskapsfører internt eller kjøper tjenesten.
• Ekstern styreleder er en egen rolle som ikke følger med noen av de to andre. Den er aktuell når ingen av seksjonseierne vil eller kan ta vervet, og vedkommende leder styremøter og årsmøte med det ansvaret loven legger på styret.

Et sameie på seks seksjoner klarer seg ofte med en kasserer. Et sameie på 60 seksjoner har som regel både forretningsfører og regnskapsfører. Hva de to koster hver for seg, og hva som typisk inngår i en forretningsføreravtale, er gjennomgått i guiden om pris på forretningsfører.

Slik fører dere regnskapet selv i et lite sameie

Et lite sameie uten næringsvirksomhet trenger ikke kompliserte løsninger. Kravet er at hver krone inn og ut kan dokumenteres, og at oppstillingen er forståelig for dem som sitter på årsmøtet.

Det som normalt skal fram:

• Inntekter: innbetalte felleskostnader per seksjon, leieinntekter fra fellesareal som garasjeplasser, gjesterom eller takterrasse, og renteinntekter på fellesskontoen.
• Kostnader: forsikring, kommunale avgifter, strøm til fellesareal, snørydding, vaktmester, vedlikehold, styrehonorar og regnskapshjelp.
• Saldo på fellesskontoen ved årets begynnelse og slutt, med bankutskrift som dokumentasjon.
• Avsetninger til vedlikehold av tak, fasade, heis og ladeanlegg, slik at årsmøtet ser hva som er spart opp og hva som gjenstår.
• Restanser: hvilke seksjoner som ikke har betalt, og hva styret har gjort med det.

Velger dere et regnskapsprogram, er det to ting som betyr mest i praksis: at det håndterer kontoplan, bilag og en enkel årsrapport, og at neste års kasserer kan overta uten lang opplæring. Overlevering mellom kasserere er den vanligste kilden til hull i dokumentasjonen.

Når det er tid for å hente inn hjelp

Tre situasjoner peker ganske tydelig mot å sette arbeidet ut:

• Sameiet passerer 21 seksjoner. Da inntrer årsregnskap etter regnskapsloven og revisjon etter § 65, og terskelen for å gjøre det selv blir høy.
• Dere skal gjennom et byggeprosjekt. Tak, fasade, balkonger, heis eller ladeinfrastruktur betyr lån, periodisering over flere år og dokumentasjon som skal tåle å bli sett på i ettertid.
• Styret er slitne. Når ingen vil ta kassererrollen, eller avstemming av fellesskontoen blir en gjenganger på styremøtene, er det billigere å kjøpe hjelp enn å rydde opp senere.

Hva koster hjelpen

Prisene under er observerte tall fra offentlige prislister høsten 2026, oppgitt uten merverdiavgift. Bruk dem som størrelsesorden, ikke som fasit; antall seksjoner, bilagsmengde og om sameiet har felleslån slår kraftig ut.

• Regnskapsføring prises ofte som en fast månedspris etter bilagsmengde. Pakker på opptil 50 bilag i måneden ligger rundt 2 200 kroner, opptil 100 bilag rundt 2 900 kroner. Et lite sameie havner normalt i den nedre enden.
• Forretningsførsel prises gjerne per seksjon per år, og prisen per seksjon faller med størrelsen. Observerte fastpriser ligger på rundt 2 650 kroner per seksjon i året for de minste sameiene og ned mot 1 100 kroner per seksjon for sameier med 20 til 29 seksjoner.
• Ekstern styreleder prises som timepris, dagssats eller fastpris. Observerte timepriser ligger mellom 1 500 og 4 000 kroner, med dagssatser fra 12 000 kroner og oppover for styreseminarer.

Be alltid om skriftlig tilbud. Tilbudet skal si hva som er fastpris, hva som faktureres per time, og hva som faller utenfor avtalen. Årsoppgjør, revisjonsbistand og møtedeltakelse er de tre postene som oftest kommer i tillegg uten at styret har regnet med det. En bredere gjennomgang av prismodeller finnes i guiden om hva en regnskapsfører koster.

Borettslag følger andre regler

Et borettslag er ikke et sameie, og reglene er ikke de samme. Borettslag er regnskapspliktige uavhengig av størrelse, og burettslagslova har som utgangspunkt at laget skal ha forretningsfører hvis vedtektene ikke bestemmer noe annet. Andelseierne eier andeler i laget, ikke seksjoner i en eiendom, og felleslån med individuell nedbetaling er langt vanligere enn i sameier.

Sitter du i et borettslagsstyre, er siden om regnskap for borettslag og sameie riktig sted å begynne. Der ligger også arbeidsdelingen mellom styret, regnskapsføreren og forretningsføreren.

Slik velger dere riktig hjelp

Det viktigste kriteriet er erfaring med boligselskap. Fagområdet skiller seg fra både næringsregnskap og personlig økonomi, og det merkes raskt på spørsmålene dere får tilbake. Sjekk disse punktene:

• At regnskapet føres av et regnskapsforetak med statsautorisert regnskapsfører som oppdragsansvarlig, også når arbeidet skjer inne hos en forretningsfører.
• At kontaktpersonen skiller mellom eierseksjonssameie, borettslag og boligaksjeselskap. Det er tre ulike lovverk med ulike skattemessige konsekvenser.
• At dere får en rapport til styret månedlig eller kvartalsvis, ikke bare en pakke ved årsslutt.
• At styret beholder avtalene med leverandørene i eget navn. Forretningsføreren skal forhandle på styrets vegne.
• At det er avtalt skriftlig hvem som godkjenner fakturaer og hvem som kan betale.

Sameier i tettbygde strøk har gjerne flere alternativer i nærheten enn sameier med lang reisevei til nærmeste fagmiljø. Er dere i hovedstadsområdet eller på Vestlandet, finner dere oversikt over hjelpen som finnes på Oslo og Bergen.

Spørsmål og svar

Må et lite sameie levere årsregnskap?

Nei. Sameier med 20 eller færre seksjoner skal føre regnskap og legge det fram på årsmøtet, men de utarbeider ikke årsregnskap etter regnskapsloven. Plikten til årsregnskap og årsberetning inntrer ved 21 seksjoner.

Må sameiet ha revisor?

Sameier med 21 eller flere seksjoner skal ha statsautorisert eller registrert revisor. Er dere 20 seksjoner eller færre, er det frivillig, men årsmøtet kan med vanlig flertall vedta at sameiet skal ha en revisor valgt av årsmøtet.

Hva er forskjellen på regnskapsfører og forretningsfører?

Regnskapsføreren fører regnskapet og lager årsoppgjøret. Forretningsføreren tar den løpende administrasjonen, som innkreving av felleskostnader, betaling av regninger og oppfølging av restanser. Mange sameier kjøper begge deler, ofte fra samme leverandør, men det er to forskjellige oppdrag som bør prises hver for seg.

Kan styret gjøre regnskapet selv og bare kjøpe årsoppgjøret?

Ja, og det er en vanlig løsning i sameier som ligger like under grensen på 21 seksjoner. Kassereren fører løpende i et regnskapsprogram, og en regnskapsfører kvalitetssikrer og gjør årsoppgjøret. Avtal hvem som avstemmer bank, og hvor ofte, slik at ikke hele året må ryddes i januar.

Hva skjer hvis sameiet leverer årsregnskapet for sent?

Sameier som er regnskapspliktige møter de samme forsinkelsesgebyrene som andre foretak, og gebyret øker for hver påbegynte uke. Styret bør legge årsmøtet tidlig nok til at oppgjøret rekker fristen. Rekkefølgen og datoene står i guiden om frister i årsoppgjøret.

Skal dere sammenligne tilbud? Fortell oss hvor mange seksjoner sameiet har, om dere har felleslån og hva styret vil overlate, så finner vi noen med erfaring fra boligselskap i nærheten av dere.