Regnskap for sameie og borettslag: Slik velger dere riktig hjelp

Alle sameier og borettslag har plikt til å føre regnskap. Mindre boligselskap klarer det ofte selv, men når antall enheter vokser eller styret vil sove godt om natten, lønner det seg å kjøpe hjelp — av en regnskapsfører, en forretningsfører, eller begge deler.

Hva sier loven?

For sameier framkommer plikten av eierseksjonsloven § 64: alle sameier skal føre regnskap som legges fram på det ordinære årsmøtet. Sameier med flere enn 20 enheter må i tillegg utarbeide årsregnskap og melde det til Brønnøysundregistrene.

For borettslag gjelder borettslagsloven og regnskapsloven: borettslag er alltid regnskapspliktige og skal levere årsregnskap til Brønnøysundregistrene, uavhengig av størrelse.

Regnskapsfører, forretningsfører, ekstern styreleder — hva er forskjellen?

Mange forveksler disse tre rollene. De løser ulike behov:

• Regnskapsfører fører selve regnskapet: bokfører bilag, sender ut MVA-melding hvis aktuelt, og setter opp årsregnskapet. Må være autorisert av Finanstilsynet for å føre regnskap for andre mot vederlag.
• Forretningsfører tar hånd om den daglige driften av sameiet eller borettslaget: krever inn felleskostnader, betaler regninger, følger opp leverandører, holder beboerregister oppdatert og kommuniserer med styret. Forretningsføreren leier ofte inn — eller har egen — regnskapsfører i tillegg.
• Ekstern styreleder er ikke alltid nødvendig, men kan være verdt å vurdere når ingen i sameiet vil eller har tid til å sitte i styret. Vedkommende har det styreansvaret som loven legger på styret og leder styremøter, generalforsamling og årsmøte.

Et lite sameie på 6 enheter kan klare seg med en intern kasserer og et enkelt regnskapsprogram. Et borettslag på 80 enheter har som regel både forretningsfører og regnskapsfører, og kanskje også ekstern styreleder hvis frivilligheten i styret skranter.

Slik fører dere regnskap selv (for små sameier)

Et lite sameie uten næringsvirksomhet trenger ikke kompliserte løsninger. Det viktige er at hver krone som kommer inn og går ut, kan dokumenteres.

Minimumsoppstillingen som skal fram på årsmøtet:

• Inntekter — innbetalte felleskostnader fra hver enhet, eventuelle leieinntekter fra felles areal (gjesterom, garasjeplasser, takterrasse), renteinntekter fra fellesskontoen
• Kostnader — forsikring, kommunale avgifter, strøm til fellesareal, snørydding, vaktmestertjenester, vedlikehold, styrehonorarer, regnskapshjelp
• Saldo på fellesskontoen ved årets begynnelse og slutt
• Vedlikeholdsfond — avsetninger til større tiltak (tak, fasader, heis) som ikke kan dekkes løpende

Mange små sameier bruker et regneark eller et enkelt regnskapsprogram for å holde orden. Velger dere et regnskapsprogram, er det viktig at det støtter både kontoplan, bilagsregistrering og enkel årsrapportering — og at det er enkelt nok for at neste års kasserer kan overta uten lang opplæring.

Når trenger dere profesjonell hjelp?

Det er tre sterke signaler på at det er tid for å sette ut arbeidet:

• Vekst — sameiet passerer 20 enheter (årsregnskapsplikt med innsending til Brønnøysund) eller borettslaget når en størrelse hvor felleskostnader, vedlikehold og lån blir vanskelig å holde oversikt over manuelt
• Bygge- eller rehabiliteringsprosjekt — tak, fasade, balkonger, ladeinfrastruktur eller heis. Slike prosjekter krever god dokumentasjon, ofte med lån fra bank og periodisering av kostnader over flere år
• Styret er slitne — når ingen vil ta vervet som kasserer, eller når avstemming av fellesskonto blir til ukentlige tvister

Hva koster det?

Prisene varierer med kompleksitet og hvor mange enheter sameiet eller borettslaget har, men som tommelfingerregel:

• Regnskapsfører for et mindre sameie (under 20 enheter): ofte 8 000–15 000 kroner per år. For større sameier eller borettslag: gjerne 15 000–40 000 kroner avhengig av bilagsmengde og om årsregnskap skal til Brønnøysund
• Forretningsfører tar typisk et månedlig honorar per enhet, ofte i området 100–250 kroner per enhet per måned. For et sameie på 30 enheter blir det 36 000–90 000 kroner i året — som regel inkluderer dette innkreving av felleskostnader og daglig drift, men ikke selve regnskapsføringen
• Ekstern styreleder ligger ofte i området 30 000–80 000 kroner per år, avhengig av møtefrekvens og hvor mye saksforberedelse som forventes

Be alltid om skriftlig tilbud før dere binder dere. Prisene skal være tydelige på hva som er fastpris, hva som er timetjenester og hva som ligger utenfor avtalen.

Slik velger dere riktig partner

Det viktigste er at den eller de dere velger har erfaring med boligselskap — fagområdet skiller seg fra både næringsregnskap og personøkonomi. Sjekk:

• At regnskapsføreren er autorisert (gjelder også de som jobber inne hos en forretningsfører)
• At kontaktpersonen kjenner forskjellen på eierseksjonssameie, borettslag og boligaksjeselskap — det er ulike lovverk og ulike skattemessige forhold
• At de leverer en månedlig eller kvartalsvis statusrapport til styret, ikke bare en pakke ved årsslutt
• At styret beholder eierskapet til avtaler med leverandører — forretningsfører skal forhandle på styrets vegne, ikke i eget navn

Vil dere sammenligne tilbud fra flere fagfolk? Send inn skjemaet, så foreslår vi tre kandidater med erfaring fra sameie eller borettslag i deres kommune.