Regnskap for lag og foreninger

En forening er en selveiende organisasjon, og det er vedtektene som fastslår hvordan den styres og hvilken kontroll medlemmene har over økonomien. Derfor følger regnskapet en annen logikk enn i et aksjeselskap eller et enkeltpersonforetak. De aller fleste foreninger slipper formelt årsregnskap, men ingen slipper unna kravet om å kunne dokumentere hva pengene har gått til.

Har foreningen bokføringsplikt?

Bokføringsplikten henger ikke på en omsetningsgrense, men på hva foreningen faktisk gjør. Etter bokføringsloven § 2 har alle som er regnskapspliktige bokføringsplikt, og det samme gjelder alle som driver virksomhet og har plikt til å levere skattemelding for virksomheten eller mva-melding. Driver foreningen kafé, kurs eller salg, utløser det som regel bokføringsplikt for den delen.

Også foreninger uten bokføringsplikt trenger orden i økonomien:

• Styret skal legge fram regnskap for årsmøtet.
• Inntekter og utgifter skal kunne dokumenteres overfor medlemmene og overfor dem som gir tilskudd.
• Bilag bør oppbevares selv når loven ikke krever det, fordi tilskuddsgivere ofte gjør det.

I praksis fører de fleste foreninger et enkelt kontantbasert regnskap, gjerne i et regnskapsprogram og for de aller minste i et regneark.

Når blir foreningen regnskapspliktig?

Andre foreninger enn økonomiske foreninger blir regnskapspliktige etter regnskapsloven § 1-2 når de i året har hatt eiendeler med verdi over 20 millioner kroner, eller et gjennomsnittlig antall ansatte høyere enn 20 årsverk. Regnskapsloven har også regler om at terskelen må være oppfylt over to år før plikten inntrer eller faller bort, så ett enkelt toppår avgjør ikke saken alene.

Blir foreningen regnskapspliktig, gjelder de samme kravene som for aksjeselskaper: årsregnskap og årsberetning, generalforsamling eller årsmøte innen seks måneder etter regnskapsårets slutt, og innsending innen fristen i juli. Rekkefølgen, datoene og gebyrene ved forsinkelse står i guiden om frister i årsoppgjøret.

Revisjon er et eget spørsmål

Revisjonsplikt følger ikke automatisk av regnskapsplikt, og terskelverdiene er andre. Revisorloven § 2-1 knytter plikten til driftsinntekter, balansesum og antall årsverk, og for foreninger som er regnskapspliktige gjelder grenser på 7 millioner kroner i driftsinntekter, 27 millioner kroner i balansesum og ti årsverk. I tillegg kan vedtektene selv bestemme at regnskapet skal revideres, og idrettslag tilknyttet Norges idrettsforbund følger organisasjonens egne bestemmelser uavhengig av loven. Ordninger som momskompensasjon stiller også egne krav til hvem som kan kontrollere regnskapet.

Dette er lett å ta feil av, og feilen koster enten penger på unødvendig revisjon eller et avslag på en søknad. Hele bildet er gjennomgått i guiden om revisjonsplikt for foreninger og idrettslag.

Skatt og merverdiavgift

Frivillige foreninger som ikke har erverv til formål er som hovedregel ikke skattepliktige. Unntakene er de som utløser mest arbeid:

• Driver foreningen løpende næringsvirksomhet, for eksempel kafédrift eller salg av tjenester, er den skattepliktig for inntektene fra den delen.
• Grensen for å bli merverdiavgiftspliktig er 140 000 kroner i avgiftspliktig omsetning og uttak over tolv måneder for veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner. For andre foreninger er grensen 50 000 kroner. Det er formålet og aktiviteten som avgjør hvilken grense som gjelder.
• Lønn og honorarer skal innrapporteres, men veldedige og allmennyttige organisasjoner kan bruke en forenklet ordning når vilkårene og beløpsgrensene er oppfylt.

Mange foreninger driver to slags virksomhet samtidig: frivillig aktivitet på den ene siden, salg og sponsoravtaler på den andre. Da må kontoplanen skille delene fra hverandre fra første bilag. Å rekonstruere skillet i ettertid er den dyreste varianten.

Vanlige inntektstyper i et foreningsregnskap

• Medlemskontingent. Regnes ikke som omsetning og er ikke merverdiavgiftspliktig.
• Sponsorinntekter. Motytelse i form av reklame regnes som næring, og kan være avgiftspliktig når grensen passeres.
• Lotteri og innsamling. Har egne regler og egen dokumentasjon.
• Arrangementer. Billetter, mat og drikke, standleie. Ofte den posten som først gjør foreningen avgiftspliktig.
• Offentlig støtte og prosjektmidler. Skal periodiseres mot formålet og kunne rapporteres separat per tilskudd.
• Dugnad. Skattefritt under bestemte forutsetninger, men bare når dokumentasjonen viser hvem som var oppdragsgiver.

Registrering og organisasjonsnummer

En forening trenger ikke være registrert noe sted for å eksistere. Et organisasjonsnummer gjør likevel hverdagen enklere: det skal til for egen bankkonto, for å bli kunde hos leverandører og for å søke om støtte. Foreninger som skal motta enkelte tilskudd og momskompensasjon må i tillegg stå i Frivillighetsregisteret, og det forutsetter at foreningen er ikke-kommersiell. Har foreningen lønnede ansatte, kommer arbeidsgiverforpliktelsene i tillegg.

Når lønner det seg å hente inn regnskapsfører?

Mange foreninger klarer seg fint med en kasserer som har grunnleggende økonomiforståelse. En regnskapsfører er verdt å vurdere i disse tilfellene:

• Foreningen har sammensatte inntektskilder som krever ulik skatte- og avgiftsbehandling.
• Foreningen har ansatte og må håndtere lønn, feriepenger, arbeidsgiveravgift og innrapportering.
• Foreningen nærmer seg en terskel for regnskaps- eller revisjonsplikt.
• Kassererrollen er vanskelig å fylle stabilt. Ekstern regnskapsføring reduserer sårbarheten ved styrebytte.
• En tilskuddsgiver krever prosjektregnskap som kan sammenholdes med tilskuddsvedtaket.

Hvilke oppgaver som typisk overlates, og hva en regnskapsfører med foreningserfaring bør kunne, er beskrevet på siden om regnskapsfører for lag og foreninger. Idrettslag har et strengere regime enn foreninger ellers; det er samlet på siden om regnskap for idrettslag. Prisnivået i markedet er gjennomgått i guiden om hva en regnskapsfører koster.

Foreninger i store kommuner har gjerne flere fagmiljøer å velge mellom. Se hvilken hjelp som finnes i Trondheim og Stavanger.

Spørsmål og svar

Må en liten forening føre regnskap?

Ja, i den forstand at styret skal legge fram regnskap for årsmøtet og kunne dokumentere inntekter og utgifter. Om foreningen har formell bokføringsplikt etter bokføringsloven avhenger av om den er regnskapspliktig eller har plikt til å levere skattemelding for virksomhet eller mva-melding.

Når må foreningen registrere seg for merverdiavgift?

Veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner skal registreres når avgiftspliktig omsetning og uttak til sammen har oversteget 140 000 kroner i en periode på tolv måneder. For andre foreninger er grensen 50 000 kroner. Medlemskontingent teller ikke med i denne omsetningen.

Trenger foreningen revisor?

Som hovedregel ikke. Plikten inntrer først når foreningen er regnskapspliktig og passerer terskelverdiene i revisorloven, men vedtektene, et forbund eller en tilskuddsordning kan kreve kontroll uansett. Se guiden om revisjonsplikt for foreninger og idrettslag.

Hvordan skiller vi frivillig aktivitet fra næring i regnskapet?

Ved å sette opp kontoplanen slik at de to delene er atskilt fra første bilag, og ved å knytte hver inntekt til aktiviteten den kom fra. Kontingent, tilskudd, sponsorinntekt og varesalg bør ligge på egne kontoer, ikke samlet som «andre inntekter».

Kan kassereren fortsette selv om foreningen får ansatte?

Det er mulig, men lønn er den delen av foreningsregnskapet der feil koster mest og oppdages sist. Mange foreninger beholder kassereren for det løpende og kjøper lønn og årsavslutning eksternt.

Skal dere ha hjelp? Fortell oss hva foreningen driver med, om dere betaler lønn og hvilke tilskudd dere rapporterer på, så finner vi noen med erfaring fra foreningsliv.